Jak poprowadzić skuteczną kampanię mailingową?

E-mail stanowi potężne narzędzie marketingowe w prowadzeniu niemal każdego biznesu. Mailing świetnie nadaje się do rozsyłania ofert, reklam oraz informacji na temat działalności firmy. Powinien stosować go każdy, kto pragnie skutecznie pozyskiwać nowych Klientów i budować trwałe relacje z dotychczasowymi.

Maria Misztal

Czym jest mailing?

Mailing to forma komunikacji, polegająca na rozsyłaniu listów elektronicznych zawierających informacje promocyjne, zaproszenia, podziękowania, informacje o przedsiębiorstwie itp. Dzięki niemu możemy dotrzeć w krótkim czasie do szerokiej grupy odbiorców. Ponadto taki sposób kontaktu jest bardzo efektywny kosztowo. Tą drogą można nie tylko dostarczać Klientom informacje o specjalnych ofertach, ale również „przypominać” o sobie. Regularnie wysyłana wiadomość, dotycząca aktualności danej firmy to tzw. newsletter.

Jak zacząć?

Zanim zaczniemy realizować kampanię mailingową musimy mieć ją do kogo skierować. Innymi słowy potrzebujemy bazy adresów e-mail, na które będziemy wysyłać nasze wiadomości. Mamy co najmniej cztery wyjścia:

  • kupno „gotowej” bazy,
  • kupno bazy „na zamówienie”,
  • wysyłka do zewnętrznej bazy,
  • samodzielna budowa bazy.

Jeśli wybierzemy ostatnie rozwiązanie, pierwszym co powinniśmy zrobić jest powiadomienie naszych Klientów o możliwości zapisania się na newsletter. Do tych, z którymi już współpracujemy możemy przesłać wiadomość np. wraz z fakturą elektroniczną. Pozostałych możemy poinformować np. poprzez kampanię bannerową, informację na naszym serwisie lub portalu społecznościowym.

Niezależnie od wybranej opcji nasza baza będzie się powiększać o odbiorców, którzy sami się do niej dopiszą. Tacy subskrybenci są najcenniejsi dla firmy – z własnej woli wyrazili chęć otrzymywania wiadomości, więc najprawdopodobniej są zainteresowani naszą ofertą. Dlatego powinniśmy zwrócić uwagę na naszą stronę WWW. Dobrze zaprojektowana, zawierająca ciekawe treści będzie zachęcała użytkowników do subskrypcji. Możemy też zaproponować Klientowi dodatkowe korzyści w zamian za zapisanie się na newsletter – np. zaoferować rabat na nasze produkty czy usługi. Formularz  subskrypcji umieszczamy na popularnych podstronach. Musi być jak najbardziej uproszczony – najlepiej prosić o adres e-mail i ewentualnie imię adresata. Im dłuższy jest formularz i im więcej pól wymagamy – tym mniejsze prawdopodobieństwo, że formularz zostanie wypełniony.

Polityka prywatności jest istotna ok 25% internautów. Firma, która tworzy bazę adresów nie powinna się nimi dzielić  i jeśli tego nie robimy, to należy wyraźnie to podkreślić.

Jak często wysyłać wiadomości?

Firmy wykorzystują newsletter, aby nie dać o sobie zapomnieć swoim Klientom. Wg ekspertów minimalna częstotliwość kontaktu z zainteresowanymi to raz na miesiąc, optymalna raz na dwa tygodnie. Jeśli akurat mamy jakieś specjalne oferty to najlepiej informować o nich najczęściej raz w tygodniu.

Jeżeli uważasz, że wysyłanie wiadomości do klientów raz w miesiącu to bardzo często i masz problem z wymyśleniem treści listu, to warto zapytać klientów o rzeczy, które najbardziej lubią we współpracy z Tobą lub o to, czego chcieliby się dowiedzieć o Twojej firmie.

Nadawca i temat wiadomości.

Najważniejszym elementem, który decyduje o tym czy odbiorca w ogóle przeczyta wiadomość jest informacja o nadawcy przesyłki. Za przygotowanie wiadomości może być odpowiedzialny cały zespół, ale nadawca powinien być jeden. Podpisanie listu imieniem i nazwiskiem konkretnej osoby wzbudzi większe zaufanie u czytelników. Istotny czynnik stanowi też adresat. Niedopuszczalne jest umieszczanie adresów wielu odbiorców przy wysyłaniu jednego listu. Każdy z subskrybentów chce być traktowany indywidualnie.

Następnym bardzo ważnym elementem wiadomości jest jej temat. Każdy użytkownik zastanawia się ok. 30 sekund nad tym czy przeczyta dany mail, czy go usunie. Dlatego temat musi być napisany krótko i zachęcać do otwarcia listu. Ponieważ stanowi reklamę treści maila musi być z nią związany, ale powinien też budzić ciekawość, pokazywać korzyści dla klienta, prowokować do działania, czy nawet szokować. Zanim go wymyślimy warto postawić się na miejscu adresata i zastanowić się, jaki skłoniłby nas do otwarcia przesyłki. Powinien być krótki i na samym początku zawierać najważniejsze słowa z racji tego, że programy pocztowe standardowo wyświetlają tylko jego początkowy fragment. Dobrze, kiedy jest spersonalizowany – bezpośredni zwrot do odbiorcy zachęci go do przeczytania maila. Ręczne indywidualizowanie tytułu każdego listu byłoby bardzo czasochłonne, dlatego wiele z dostępnych na rynku programów do mass mailingu robi to automatycznie. Aby zapobiec potraktowaniu naszej wiadomości jako SPAM, należy unikać pisania w tytule wielkimi literami, wykrzykników, dużej ilości spacji oraz słów takich jak promocja, darmo, okazja, itp.

Treść wiadomości.

Kolejny element to treść wiadomości – pierwszy akapit jest najważniejszy i musi przykuć uwagę odbiorcy. W mailu nie należy zwracać się do adresata w liczbie mnogiej. Wielu ekspertów od mass mailingu uważa, że wiadomości powinny być spersonalizowane, gdyż bezpośredni zwrot do Klienta zachęca go do działania. Ręczna indywidualizacja tekstu byłaby o wiele bardziej żmudna niż w przypadku tytułu, więc istnieją na rynku oprogramowania do kampanii mailingowych aplikacje pozwalające na automatyczną personalizację listu. Najlepiej, aby wiadomość była zwięzła – krótkie akapity z odnośnikami do stron, na których czytelnik będzie mógł zapoznać się z dalszymi informacjami. Treść wiadomości powinna być przejrzysta i czytelna. Warto też wstawiać elementy graficzne do listu.

Aby przygotować skuteczny e-mail znowu trzeba postawić się w roli adresata i odpowiedzieć sobie na 2 pytania: Co mnie to obchodzi? Co z tego będę miał? Wiadomości powinny być tak napisane, aby zwiększały zaufanie Klienta do firmy. Jeżeli chcemy skłonić do czegoś odbiorcę, powinniśmy wytłumaczyć mu, dlaczego miałby to zrobić i jakie osiągnie z tego korzyści. Każdą wartość trzeba poprzeć cechami produktu lub usługi. Można również umieścić opinie innych Klientów lub autorytetów w danej dziedzinie, przytoczyć wyniki badań. Podniesie to rangę argumentów, które mają przemawiać na korzyść naszej oferty. Dobrze jest umieścić w wiadomości zdjęcia produktu oraz odnośniki do strony internetowej z jego dokładnym opisem. Wszystkie linki muszą być wyraźnie zaznaczone. Z badań przeprowadzony przez Email Labs wynika, że im więcej aktywnych odnośników do stron umieścimy w treści maila tym lepiej.

Każdy list powinien posiadać krótką sygnaturkę z imieniem i nazwiskiem nadawcy, jego adresem e-mail, bezpośrednim telefonem do niego oraz danymi firmy. W stopce listu, dobrze jest  umieścić skrót Polityki prywatności lub odnośnik do niej. Dodatkowo powinna znaleźć się informacja dlaczego list dotarł do adresata oraz jak wypisać się z listy subskrypcyjnej. Raczej należy unikać teksu “Zgodnie z ustawą o […] Art. 25 […]“antyspamowe są na niego bardzo wyczulone.

Oprogramowanie

Istnieje na rynku pewien wybór oprogramowania do mass mailingu. Są dostępne programy darmowe, które możemy zainstalować na własnym komputerze oraz systemy, do których uzyskujemy dostęp poprzez stronę internetową producenta, np. REDlink. Druga opcja daje zdecydowanie większe możliwości, np. w zakresie śledzenia skuteczności kampanii. Decyzja zależy przede wszystkim od wielkości bazy adresowej oraz od specyfiki mailingu.

Większość programów do korespondencji masowej pozwala na:

  • personalizację korespondencji,
  • wysyłkę wiadomości w formacie tekstowym lub HTML,
  • dodawanie załączników,
  • obsługę korespondencji zwrotnej ,
  • automatyczne zapisywanie się i wypisywanie się z listy subskrypcyjnej za pośrednictwem strony internetowej firmy.

Bardziej zaawansowane systemy tworzą statystyki dotyczące poczynań odbiorców korespondencji, np.:

  • ile osób otworzyło wiadomość,
  • ile kliknęło na linki,
  • ile wypisało się z bazy mailingowej.

Dzięki raportom stworzonym na bazie tych statystyk można określić skuteczność kampanii.

Nadawca i temat wiadomości

Najważniejszym elementem, który decyduje o tym czy odbiorca w ogóle przeczyta wiadomość jest informacja o nadawcy przesyłki. Za przygotowanie wiadomości może być odpowiedzialny cały zespół, ale nadawca powinien być jeden. Podpisanie listu imieniem i nazwiskiem konkretnej osoby wzbudzi większe zaufanie u czytelników. Istotny czynnik stanowi też adresat. Niedopuszczalne jest umieszczanie adresów wielu odbiorców przy wysyłaniu jednego listu. Każdy z subskrybentów chce być traktowany indywidualnie.

Podsumowanie

Coraz więcej firm wykorzystuje pocztę elektroniczną do celów marketingowych. Główną przyczyną są niskie koszty i rosnąca efektywność tej formy promocji. Stale zwiększa się popularność newsletterów, o których większość subskrybentów wyraża się pozytywnie. Na rynku oprogramowania istnieje duży wybór programów do mass mailingu, które znacznie ułatwiają tworzenie baz adresów oraz prowadzenie kampanii mailowych. Dobra baza adresowa i prawidłowo zaprojektowany e-mail marketing pozwala na utrwalanie relacji z obecnymi klientami i pozyskiwanie nowych.

Tags: , , , ,