Wyjeżdżasz? Pamiętaj o autoresponderze!

Jedną z funkcji najczęściej wykorzystywaną w sezonach urlopowych i świątecznych jest funkcja autorespondera. To bardzo proste i przydatne narzędzie pozwalające przekazać najważniejsze informacje w formie odpowiedzi na każdą wiadomość kierowaną do firmy. A dokładniej pozwala na wygenerowanie automatycznej odpowiedzi na każdego przychodzącego maila kierowanego na naszą skrzynkę e-mail.

Katarzyna Juszkiewicz

Proszę wyobrazić sobie sytuację, w której wyjeżdżając na urlop i przekazując swoje obowiązki koledze pracującemu biurko obok możemy o tym poinformować wszystkich, którzy w tym czasie próbują się z nami skontaktować przez pocztę elektroniczną. Czujemy wówczas komfort, że po powrocie z udanych wakacji nie zastaniemy natłoku niezrealizowanych zleceń czy zapytań. Moglibyśmy powiedzieć, że przecież równie dobrze możemy włączyć funkcję przekierowania wiadomości na inne konto. Jednak w tej sytuacji całość korespondencji trafia do innej osoby. Autoresponder informuje nadawcę o naszej absencji i tylko sugeruje kontakt ze wskazaną osobą.

Jak to zrobić?

Funkcję autorespondera, można uruchomić po zalogowaniu się do panelu Klienta z poziomu użytkownika poczty e-mail a następnie wybraniu opcji „Moje ustawienia”. Parametry jakie możemy definiować to: adres e-mail nadawcy, Temat wiadomości oraz treść. Cały czas jesteśmy otwarci na pomysły i potrzeby naszych klientów dlatego opcja ta wciąż ulega modyfikacji. W najbliższym czasie zaplanowane jest rozszerzenie funkcjonalności o możliwość ustawienia czasu aktywacji i dezaktywacji autorespondera.

Urlop czy święto to nie jedyny czas, gdy autoresponder staje się niezbędnym narzędziem. Wiele firm wykorzystuje go do informowania klientów o czasie pracy biura, delegacjach lub innych zdarzeniach odbywających się aktualnie. Szczególnie konta nie przypisane do konkretnych pracowników chętnie „uzbrajane są” w funkcję autorespondera, np. „Dziękujemy za wiadomość. Nasze Biuro Obsługi czynne jest od 9.00 do 17.00. Odpowiemy na maila najszybciej jak jest to możliwe” lub „Dzień Dobry! W dniach 01.09.2011 przebywam na szkoleniu, odpowiem na wszelkie wiadomości w kolejnym dniu. W sprawach pilnych proszę o kontakt na tel. kom. : …”.  
kliknij i zobacz instrukcję filmową

Dodatkowe korzyści

Takie krótkie komunikaty pozwalają nie tylko skierować klientów na inny kanał kontaktowy, ale również uspokajają nasze sumienie i dzięki temu, w czasie, gdy nie jesteśmy dostępni w sieci nikt nie oczekuje na realizację pilnych zleceń. Autoresponder często wykorzystywany jest również do informowania klientów o naszej aktualnej ofercie. Jeśli w treści wiadomości autorespodera umieścimy notatkę o naszej najnowszej promocji czy specjalnej ofercie dla stałych klientów, trafi ona do każdego kto skierował do nas wiadomość.

Oczywiście w tym przypadku należy wziąć pod uwagę przepisy antyspamowe oraz te dotyczące niechcianej korespondencji. Jeśli jednak umieścimy na stronie informację o jednoczesnym wyrażeniu woli w momencie kierowania maili na wybrane konto nie powinno to stanowić problemu. Ponieważ wielu klientów prowadzi bardzo rozległą korespondencję mailową otrzymując od tego samego nadawcy często sporo wiadomości jednego dnia, ograniczyliśmy wysyłkę automatycznej wiadomości do jednej na dzień do tego samego nadawcy. Dzięki temu nie występuje sytuacja, w której przykładowo pracownik raportując nam wykonane zadania otrzymuje kilkukrotnie tą samą wiadomość np. o naszym wyjeździe na delegację.

Tak zaprojektowane narzędzie stało się jedną z najczęściej wybieranych funkcji. Niektórzy klienci nie wyobrażają sobie bez niej życia, często przekierowując na konta uruchomione w OGICOM skrzynki dostawców, które takich możliwości nie posiadają.

Nie masz jeszcze serwera, który umożliwia proste skonfigurowanie autorespondera? Wybierz któryś z poniższych pakietów!
 

One Response to “Wyjeżdżasz? Pamiętaj o autoresponderze!”

  1. Marek Kostruski pisze:

    Dzień dobry,

    Od 10-02-2011 mam wykupioną u Państwa usługę hostingu. Od początku była dostępna w ramach tej usługi możliwość ustawiania autorespondera, teraz nie ma już tej możliwości. Nie dostałem do Państwa żadnej informacji o ograniczeniu oferty.

Leave a Reply